Jak skróciliśmy obieg faktur o 3 dni w gdańskiej hurtowni

Bałagan w mailach kosztował ich 3800 złotych miesięcznie

Właściciel hurtowni armatury, Pan Andrzej, wezwał nas, bo miał dość telefonów od dostawców. Scenariusz zawsze był ten sam: towar przyjechał, faktura została wysłana mailem, ale płatność nie wyszła na czas. Podczas naszej pierwszej wizyty 12 marca ustaliliśmy, że średni czas od odebrania maila do zatwierdzenia przelewu wynosił aż 11 dni roboczych. To o 4 dni za długo, by załapać się na skonto u producentów rur, co w samym lutym kosztowało firmę dokładnie 3820 złotych utraconych rabatów.

Problem nie leżał w lenistwie ludzi, ale w braku jasnej ścieżki. Faktury trafiały na ogólną skrzynkę biuro@, skąd Pani Grażyna przesyłała je do magazyniera, żeby potwierdził odbiór towaru. Magazynier otwierał pocztę raz na dwa dni, bo wolał być na hali. Potem mail wracał do biura, szedł do szefa do podpisu, a na końcu do zewnętrznej księgowości. W tym łańcuchu każda osoba dokładała od siebie 24 do 48 godzin zwłoki. Widok z góry na fakty pokazał nam, że dokument był przesyłany dalej aż 6 razy, zanim ktokolwiek wpisał go do banku.

Było to klasyczne marnotrawstwo czasu, którego nikt wcześniej nie mierzył stoperem. W firmie pracowało wtedy 9 osób i każda miała inną teorię na temat tego, dlaczego płatności się spóźniają. Magazynier twierdził, że system się wiesza, biuro mówiło, że magazyn nie odpisuje, a szef po prostu nie miał czasu klikać w każdy załącznik. Bez owijania w bawełnę powiedzieliśmy im, że system nie jest winny – winne jest rozproszenie odpowiedzialności za jeden mały papierek.

Faktura krążyła po firmie 11 dni, mimo że fizyczne sprawdzenie towaru zajmowało magazynierowi dokładnie 3 minuty i 15 sekund.

Wtorek rano, godzina 8:12 – audyt na żywym organizmie

Zamiast teoretyzować, 19 marca zrobiliśmy audyt śledczy. Wybraliśmy 12 losowych faktur z poprzedniego tygodnia i sprawdziliśmy ich 'cyfrowy ślad'. Okazało się, że 3 z nich utknęły w folderze 'Spam', a jedna została oznaczona jako przeczytana przez pomyłkę. Naprawiamy mechanizm, nie ludzi, więc nie szukaliśmy winnego, tylko dziury w procesie. Znaleźliśmy ją w momencie, gdy faktura wychodziła z biura do magazynu – tam znikała w czarnej dziurze nieodebranych wiadomości.

Dla 40-letniego przedsiębiorcy czas to realny pieniądz, a tu czas przeciekał przez palce przy każdym kliknięciu 'Prześlij dalej'. W hurtowni panowało przekonanie, że każdy musi wiedzieć o wszystkim. W efekcie wszyscy dostawali kopie maili z fakturami, co generowało szum informacyjny. Nikt nie czuł się właścicielem konkretnego dokumentu. Ustaliliśmy, że w ciągu jednego poranka pracownicy biurowi poświęcali łącznie 83 minuty na samo dopytywanie się nawzajem: 'Czy ta faktura od Stal-Gdańsk jest już klepnięta?'.

Wprowadziliśmy prostą zasadę: faktura ma tylko jednego opiekuna w danej chwili. Jeśli jest w magazynie, biuro o niej zapomina do czasu powrotu dokumentu z 'zielonym światłem'. To wydaje się banalne, ale w małych firmach o 9-klasowym poziomie skomplikowania to właśnie takie detale decydują o tym, czy szef wyjdzie z pracy o 16:00, czy o 20:00. Skupiliśmy się na twardych danych i wyeliminowaniu zbędnych ogniw w tym łańcuchu.

Usunęliśmy 'DW: wszyscy' z korespondencji o fakturach. Nagle w biurze zrobiło się ciszej i nikt już nie pytał o statusy.

Trzy kroki zamiast siedmiu – nowa procedura

Rozwiązanie nie wymagało informatyka z Warszawy. Wykorzystaliśmy to, co hurtownia już miała: darmowy dysk współdzielony. Stworzyliśmy trzy foldery: '1. Do sprawdzenia', '2. Do akceptacji szefa', '3. Do zapłaty'. Pani Grażyna wrzucała tam fakturę, a magazynier miał obowiązek zajrzeć do pierwszego folderu o 14:00 każdego dnia. Miał na to dokładnie 10 minut. Jeśli towar się zgadzał, przeciągał plik do drugiego folderu. Bez maili, bez powiadomień, bez zbędnego pisania 'proszę o sprawdzenie'.

Dla Pana Andrzeja, właściciela, przygotowaliśmy listę zbiorczą w każdy piątek rano. Zamiast logować się do banku 47 razy w tygodniu, robił to raz, wykonując przelewy paczkami. Zajmowało mu to teraz 22 minuty zamiast rozbitych 4 godzin w skali całego tygodnia. To była rewolucja w ich zarządzaniu czasem. Szef odzyskał prawie pół dnia roboczego, który wcześniej marnował na logowanie się do bankowości elektronicznej w przerwach między spotkaniami z klientami.

Twarde dane, zero domysłów – po miesiącu od wprowadzenia tych zmian, czyli w połowie kwietnia 2024, średni czas obiegu spadł z 11 dni do 2.8 dnia. To oznacza, że każda faktura była gotowa do płatności w mniej niż 72 godziny od momentu wpłynięcia do firmy. Skonty za terminowe płatności wróciły do portfela firmy, a atmosfera w biurze wyraźnie się poprawiła, bo zniknęły wzajemne oskarżenia o 'gubienie papierów'.

Liczby nie kłamią: oszczędności po 47 dniach

Podsumowaliśmy wyniki 30 kwietnia. W ciągu 47 dni od wdrożenia nowej ścieżki, hurtownia przetworzyła 312 faktur. Ani jedna nie została opłacona po terminie. Co więcej, dzięki odzyskanym rabatom od dostawców (średnio 2% wartości faktury), firma zaoszczędziła dokładnie 5420 złotych. To więcej niż kosztowała nasza usługa audytu i wdrożenia planu naprawczego. Inwestycja zwróciła się więc z nawiązką w niecałe dwa miesiące, co dla małej firmy jest wynikiem bardzo bezpiecznym.

Ważnym wskaźnikiem był też czas pracy Pani Grażyny. Wcześniej zajmowanie się fakturami zajmowało jej około 12 godzin tygodniowo. Po zmianach ten czas spadł do 4.68 godziny. Odzyskane 7.5 godziny mogła przeznaczyć na dzwonienie do dłużników i odzyskiwanie należności, co z kolei poprawiło płynność finansową hurtowni o kolejne kilka procent. To jest właśnie to, co nazywamy naprawianiem mechanizmu – jeden dobrze ustawiony trybik porusza kolejne, usprawniając całą maszynę biznesową.

Być może brzmi to mało 'nowocześnie', bo nie użyliśmy sztucznej inteligencji ani drogich abonamentów. Ale w Orzeł Zarządzania wierzymy, że proste metody są najskuteczniejsze dla firm zatrudniających poniżej 20 osób. Jeśli proces jest logiczny, to ludzie sami chcą go przestrzegać, bo widzą, że ułatwia im on życie. W gdańskiej hurtowni nikt już nie biega z wydrukami maili – każdy wie, gdzie jest jego miejsce w szeregu i co ma zrobić o 14:00.

Zaoszczędziliśmy 5420 zł w 47 dni, używając darmowych folderów i zmieniając jedną zasadę w biurze.

Jak możesz to zrobić u siebie?

Jeśli czujesz, że w Twojej firmie dokumenty 'pływają', zacznij od zmierzenia czasu. Nie zgaduj – weź 10 faktur z ostatniego miesiąca i sprawdź datę wpłynięcia maila oraz datę przelewu. Jeśli różnica jest większa niż 5 dni, to znaczy, że tracisz pieniądze. Nie szukaj nowego oprogramowania, dopóki nie rozrysujesz ścieżki na kartce papieru. Często okazuje się, że 2 z 5 osób dotykających fakturę są w tym procesie kompletnie niepotrzebne i tylko go spowalniają.

Pamiętaj o zasadzie jednego właściciela. W każdym momencie procesu musi być jasne, na czyim 'biurku' (fizycznym lub cyfrowym) leży odpowiedzialność. Jeśli dokument leży u wszystkich, to nie leży u nikogo. Ustal sztywne godziny na akceptację dokumentów – na przykład raz dziennie o stałej porze. To eliminuje ciągłe przerywanie pracy i pozwala skupić się na sprzedaży lub obsłudze klienta, czyli na tym, co faktycznie zarabia pieniądze dla Twojej firmy.

Jeśli proces wydaje Ci się zbyt skomplikowany, napisz do nas. Przyjedziemy, popatrzymy z góry na Twoje fakty i powiemy Ci szczerze, gdzie ucieka czas. Bez zbędnych słów i bez próby wciśnięcia Ci drogich rozwiązań, których nie potrzebujesz. Nasza wizyta w Gdańsku pokazała, że największe zmiany zaczynają się od najprostszych decyzji. Szef hurtowni Andrzej do dziś dzwoni do nas raz na kwartał, by pochwalić się, że jego proces wciąż działa bez zarzutu.