Audyt legitymacji i renowacja kadr w zakładzie produkcyjnym
Znaleźliśmy 7 luk w umowach, które groziły karami od PIP. Wprowadziliśmy nowy system raportowania pracy, co zaoszczędziło 4200 zł miesięcznie.
W Stal-Bud Pruszcz problemem nie był brak rąk do pracy, ale bałagan w dokumentacji. Przez 3 miesiące sprawdzaliśmy każdą umowę i każdą roboczogodzinę na hali, żeby zatrzymać wyciek gotówki.
Wyzwanie
Zakład zatrudniał 43 osoby, ale nikt nie wiedział, ile dokładnie zajmuje wykonanie jednej partii towaru. Kierownik produkcji wpisywał godziny pracy na oko, co generowało sztuczne nadgodziny. Dodatkowo w szafach biura leżały umowy z błędami w zapisach o odpowiedzialności materialnej. Jedna kontrola z urzędu mogła kosztować właściciela ponad 28 300 zł kary. Panował spory stres, bo dokumentacja była niepełna od września 2022 roku.
Podejście
Do zakładu wysłaliśmy 2 naszych specjalistów. Przez pierwszy tydzień tylko obserwowaliśmy, jak płynie informacja między biurem a halą produkcyjną. Wyłapaliśmy 7 punktów zapalnych w umowach, które były niezgodne z aktualnymi przepisami. Rozmawialiśmy z kadrową i brygadzistami, żeby zrozumieć, dlaczego stary system raportowania nie działał. Naprawiamy mechanizm, nie ludzi – szukaliśmy błędu w procedurach, a nie winnych wśród personelu.
Rozwiązanie
Wdrożyliśmy prosty, cyfrowy arkusz raportowania czasu pracy. Każdy pracownik wypełnia go teraz w 1.5 minuty na koniec zmiany. Zmieniliśmy wszystkie wzory umów, usuwając zapisy, które mogły być podważone przez sąd pracy. Przeszkoliliśmy 3 osoby z administracji, żeby wiedziały, jak pilnować nowych terminów badań lekarskich i szkoleń BHP. Szczerze mówiąc, na początku pracownicy kręcili nosem na zmiany, ale szybko docenili jasne zasady wypłat.
Rezultaty
Wyeliminowaliśmy ryzyko wysokich kar i odzyskaliśmy pełną kontrolę nad kosztami pracy. Bez owijania w bawełnę – firma odzyskała stabilność finansową, a właściciel przestał bać się listów z urzędów.
Harmonogram
-
Styczeń 2024Analiza 43 teczek osobowych i weryfikacja błędów w kontraktach.
-
Luty 2024Wprowadzenie nowych wzorów dokumentacji i uszczelnienie obiegu kartek.
-
Marzec 2024Start nowego systemu raportowania na hali i szkolenie kadry zarządzającej.
"Obawiałem się, że audyt to tylko wytykanie błędów. Okazało się, że Orzeł Zarządzania po prostu pokazał, gdzie uciekają nam pieniądze. Twarde dane uratowały naszą marżę przed spadkiem."