Uporządkowanie 19 procesów w firmie logistycznej
Zredukowaliśmy czas zatwierdzania zleceń z 48 godzin do 14. Wyeliminowaliśmy 3 zbędne etapy akceptacji, które blokowały pracę 12 kierowców.
Firma Trans-Pomorze Sp. z o.o. borykała się z paraliżem decyzyjnym przy obsłudze 87 stałych kontraktów. Każde zlecenie transportowe utykało w martwych punktach, co opóźniało wyjazdy o niemal dwie doby.
Wyzwanie
W Trans-Pomorze każde nowe zlecenie od klienta lądowało w kolejce do akceptacji u trzech różnych osób. Nasze pomiary wykazały, że średni czas od przyjęcia maila do potwierdzenia trwał dokładnie 48,3 godziny. To powodowało, że 12 kierowców czekało na bazie, marnując paliwo i czas pracy, zamiast być w trasie. W jednym tylko czerwcu firma straciła przez to 4 kursy na trasie Gdańsk-Berlin, bo konkurencja odpowiedziała szybciej.
Zidentyfikowaliśmy 19 procesów, które były powielane w arkuszach Excel i papierowych obiegówkach. Nikt nie wiedział, kto aktualnie odpowiada za dany dokument. Spedytorzy dzwonili do księgowości, a księgowość czekała na podpis zarządu, który często był w terenie. Brakowało jasnego widoku z góry na fakty, co generowało chaos i niepotrzebne napięcia w zespole.
Podejście
Weszliśmy do biura na 4 dni obserwacji terenowej. Nie czytaliśmy tylko instrukcji, ale siedzieliśmy obok 5 spedytorów, żeby zobaczyć, gdzie naprawdę ucieka czas. Bez owijania w bawełnę pokazaliśmy zarządowi, że 2 etapy akceptacji finansowej przy mniejszych zleceniach są całkowicie zbędne i nic nie wnoszą do bezpieczeństwa firmy.
Nasza ekipa 3 specjalistów przeprowadziła warsztaty bezpośrednio z załogą operacyjną. Naprawiamy mechanizm, nie ludzi, więc zamiast szukać winnych, wspólnie zmapowaliśmy ścieżkę zlecenia na tablicy. Skupiliśmy się na usunięciu wąskich gardeł w komunikacji między biurem a kabiną kierowcy.
Rozwiązanie
Skasowaliśmy fizyczne obiegówki i zastąpiliśmy je prostym systemem statusów cyfrowych. Usunęliśmy wymóg zgody zarządu dla zleceń o wartości poniżej 4200 PLN netto od stałych klientów – teraz spedytor podejmuje decyzję samodzielnie w 3 minuty. To odblokowało przepływ informacji i pozwoliło skrócić czas akceptacji z 48 godzin do zaledwie 14.
Przesunęliśmy też moment raportowania kosztów. Zamiast czekać 11 dni na faktury papierowe, wprowadziliśmy szybkie wpisy kosztów paliwa i opłat drogowych w trasie. Dzięki temu marża każdego zlecenia jest znana w ciągu 14 minut od powrotu auta na bazę. Cały mechanizm został uproszczony tak, aby każdy pracownik wiedział, co należy do jego obowiązków bez dopytywania przełożonych.
Rezultaty
Dzięki renowacji procesów firma odzyskała kontrolę nad czasem pracy kierowców i radykalnie przyspieszyła obsługę klienta. Trans-Pomorze obsługuje teraz więcej ładunków tym samym składem osobowym.
Harmonogram
-
Maj 2024Audyt terenowy i mapowanie 19 procesów w biurze w Gdańsku.
-
Czerwiec 2024Eliminacja 3 zbędnych etapów akceptacji i uproszczenie procedur.
-
Lipiec 2024Wdrożenie cyfrowego obiegu dla 87 aktywnych kontrahentów.
-
Sierpień 2024Weryfikacja wyników i szkolenie dla 12 kierowców z nowych zasad.
"Wcześniej kłóciliśmy się o to, kto zawalił termin. Orzeł Zarządzania pokazał nam, że to procedura była do niczego. Teraz kierowcy wiedzą, co robić, a ja mam spokój i twarde dane na biurku."